Gestor de documentos
- O que é e como é organizado o Gerenciador de documentos?
- Quem tem acesso aos documentos?
- É possível assinar os documentos?
- Quanto espaço de armazenamento temos no Gestor de documentos?
- Posso criar mais pastas?
- Como fazer upload de documentos?
- É possível criar pastas que não sejam visíveis para o funcionário no Gestor de documentos?
- O que são os documentos gerais?
- Posso limitar o acesso às pastas compartilhadas para os papéis específicos?
- Como funciona o envio em massa de documentos?
- O que é e como funciona a assinatura simples?
- Como serão notificados o funcionário e o administrador em relação à assinatura de documentos?
- Como um funcionário pode assinar um documento?
- Como posso usar o envio massivo para solicitar que os funcionários completem e assinem documentos?
- O que são os Modelos de documentos?
- Como modificar os acessos às pastas compartilhadas?
- O que são as Pastas Compartilhadas e Personalizadas?
- Posso aumentar a capacidade do meu Gerenciador de Documentos?
O que são os Modelos de documentos?
Na seção Modelos de documentos do Gestor documental, você encontrará uma ferramenta muito útil sempre que precisar enviar, de forma massiva, documentos personalizados com os dados dos funcionários.
Documentos > Modelos de documentos > Criar modelo
Criar um modelo a partir de um PDF
Envie um PDF com campos de formulário e preencha-os diretamente com os dados do funcionário, manualmente ou de forma automática a partir de Sesame. Você poderá incluir campos de texto, caixas de seleção ou menus suspensos. Também terá a opção de permitir que o funcionário complete os campos em branco após receber o envio da documentação.
Quando sua modelo estiver pronto, clique em Criar modelo.
Visualize todos os modelos que você criou
Em uma única visualização, você terá em uma lista todos os modelos que criou. Será possível ver os modelos já utilizados, que ficarão salvos em uma tabela com o nome, quem criou o modelo, a data de criação, o último editor e a data da última edição. Também será possível editar o modelo, excluí-lo e enviá-lo.
Envío de modelos
Ao clicar em “Upload documentos”, você poderá subir um modelo para as pastas gerais do Gestor documental. Escolha para quais funcionários deseja enviar o modelo. Lembre-se de que é possível enviar um ou mais documentos para toda a empresa ao ativar o botão “Atribuir a toda a empresa”!
Antes de fazer upload de qualquer documento, é importante que a pasta correspondente onde deseja armazená-lo já tenha sido criada.
Envio de modelos para assinatura
Envie modelos de forma massiva para que possam ser assinados pelos funcionários. Só será possível enviar modelos para assinatura se forem arquivos PDF e estiverem armazenados na pasta de Documentos trabalhistas. Solicite a Assinatura Simples ou a Assinatura Avançada (com validade jurídica*).
*No Brasil, é fundamental ter em mente que a validade jurídica das assinaturas eletrônicas depende do tipo de documento e está condicionada à legislação vigente. Recomenda-se a consulta para avaliar casos de uso específicos com um consultor jurídico. Ressaltamos que a Sesame não oferece serviços de consultoria trabalhista ou jurídica, sendo de inteira responsabilidade do cliente garantir que o uso das nossas soluções esteja em conformidade com as normas aplicáveis.
Crie modelos do zero
Crie um modelo do zero usando o editor de texto. Você poderá criar o modelo como preferir, com o conteúdo e o formato que precisar em cada momento.
Armazene os modelos para reutilização, edite-os ou exclua-os sempre que necessário.
Crie documentos com campos de formulário do zero
Trabalhe com documentos PDF simples e crie você mesmo os campos de formulário para que sejam preenchidos pelos funcionários.
Você poderá escolher entre 3 tipos de campos de formulário, conforme a necessidade do momento:
- Campo de texto: permite que o funcionário escreva de acordo com o tamanho do campo.
- Caixa de seleção: permite marcar a opção desejada.
- Menu suspenso: permite selecionar entre várias opções.
Depois de criar o modelo que precisa, você poderá enviá-lo para a pasta do Gestor de documentos que desejar, para que seus funcionários possam acessar o documento. Ao enviá-lo para um funcionário específico, os campos de texto serão preenchidos automaticamente com os dados que estão em Sesame referentes a esse funcionário, e ele poderá assiná-lo. Claro, você poderá editar e excluir o modelo sempre que quiser.