Gestor de documentos
- O que é e como é organizado o Gerenciador de documentos?
- Quem tem acesso aos documentos?
- É possível assinar os documentos?
- Quanto espaço de armazenamento temos no Gestor de documentos?
- Posso criar mais pastas?
- Como fazer upload de documentos?
- É possível criar pastas que não sejam visíveis para o funcionário no Gestor de documentos?
- O que são os documentos gerais?
- Posso limitar o acesso às pastas compartilhadas para os papéis específicos?
- Como funciona o envio em massa de documentos?
- O que é e como funciona a assinatura simples?
- Como serão notificados o funcionário e o administrador em relação à assinatura de documentos?
- Como um funcionário pode assinar um documento?
- Como posso usar o envio massivo para solicitar que os funcionários completem e assinem documentos?
- O que são os Modelos de documentos?
- Como modificar os acessos às pastas compartilhadas?
- O que são as Pastas Compartilhadas e Personalizadas?
- Posso aumentar a capacidade do meu Gerenciador de Documentos?
Como posso usar o envio massivo para solicitar que os funcionários completem e assinem documentos?
Por meio do Gestor de documentos, você poderá solicitar que seus funcionários completem documentos com campos de formulário e/ou os assinem utilizando o envio massivo.
Siga estes passos:
- Acesse Documentos > Pastas gerais > Upload documento.
- Em seguida, na janela que será aberta, ative as opções necessárias:
- Solicitar ao funcionário que complete o documento: ative esta opção se precisar que os funcionários preencham um documento PDF com campos de formulário (como os modelos da Receita Federal ou da Previdência Social).
- Solicitar assinatura do funcionário: se quiser que os funcionários assinem o documento com assinatura avançada*.
*No Brasil, é fundamental ter em mente que a validade jurídica das assinaturas eletrônicas depende do tipo de documento e está condicionada à legislação vigente. Recomenda-se a consulta para avaliar casos de uso específicos com um consultor jurídico. Ressaltamos que a Sesame não oferece serviços de consultoria trabalhista ou jurídica, sendo de inteira responsabilidade do cliente garantir que o uso das nossas soluções esteja em conformidade com as normas aplicáveis.
Quer aproveitar o envio para solicitar assinaturas? Você pode! Isso é ideal, por exemplo, para enviar a Declaração de Dependentes para fins de IRRF para vários funcionários preencherem e assinarem.
O que acontece depois?
- Você receberá uma notificação quando todos os destinatários tiverem concluído as ações solicitadas.
- Como todo o processo é online, não será necessário baixar nem imprimir arquivos (nem para você, nem para os funcionários).
- Uma cópia do documento ficará disponível para download sempre que quiser, na pasta “Documentos trabalhistas”.