Controle de despesas
- Como funciona Controle de despesas?
- Como configurar o Controle de despesas?
- Quais papéis existem no Controle de despesas?
- Conceda acessos para a gestão de despesas
- Que informações são exibidas na seção Resumo?
- Como posso atribuir usuários ao Controle de despesas?
- Como posso detalhar uma despesa?
- Posso adicionar vários comentários a uma despesa?
- Como posso exportar minhas despesas?
- Como posso gerenciar um reembolso?
- Como enviar suas despesas para a fila de exportação?
- Como posso visualizar o comprovante de uma despesa já exportada?
- Como baixar o relatório e os comprovantes das despesas?
- Onde as notas de despesas são armazenadas?
- O que são e como configurar os validadores da empresa?
- Fui designado como validador da empresa. Como posso ver as despesas que preciso validar?
- É possível pagar em uma moeda diferente do euro com o Controle de despesas?
- Os funcionários conseguem ver o saldo disponível para realizar despesas?
- Posso exportar despesas que ainda estão pendentes de aprovação?
- Posso definir níveis de validação para as despesas lançadas pela minha equipe?
- Como posso criar equipes de validação e por quem elas são formadas?
O que são e como configurar os validadores da empresa?
Com a ferrramente de Validadores da empresa, você pode designar diferentes funcionários responsáveis por validar as despesas corporativas.
Apenas os papéis gerais ou os gestores de despesas podem ativar essa funcionalidade em: Controle de Despesas > Configurações > Validadores > Validadores da empresa. A partir dessa configuração, será possível adicionar qualquer funcionário da empresa e atribuir a ele a validação de despesas com base em valores específicos, utilizando as seguintes opções:
- Todos
- Despesas acima de
- Despesas abaixo de
- Faixa de valores
Como posso ver as despesas que preciso validar?
Como gestor de despesas e validador, na visão Resumo, você poderá visualizar duas tabelas:
- Tabela de Transações: exibe todas as transações que estão sendo realizadas nas empresas, tanto com os Cartões Sesame quanto manualmente, independentemente do status.
- Tabela Minhas validações: mostra exclusivamente o status das despesas que você precisa validar.
Status pelos quais uma despesa pode passar
Quando uma despesa passa por múltiplas validações, pode acontecer de dois ou mais validadores atribuírem status diferentes. Nesses casos, prevalecerá sempre o status mais restritivo, seguindo esta ordem:
- Rejeitado
- Precisa de mais detalhes
- Pendente
- Aceito
Assim, alguns exemplos de combinações possíveis resultarão no status mais restritivo com base nessa hierarquia.
| Primeiro validador | Segundo validador | Terceiro validador | Resultado | |
| 1 | Aceito | Aceito | Rejeitado | Rejeitado |
| 2 | Aceito | Aceito | Precisa mais detalhes | Precisa mais detalhes |
| 3 | Precisa mais detalhes | Rejeitado | Aceito | Rejeitado |
| 4 | Rejeitado | Precisa mais detalhes | Precisa mais detalhes | Rejeitado |
| 5 | Precisa mais detalhes | Aceito | Precisa mais detalhes | Precisa mais detalhes |
Por exemplo, se dois validadores aprovam uma despesa e o terceiro a rejeita, a despesa será rejeitada, pois prevalece sempre o status mais restritivo.
O que acontece se os validadores discordam? Quando uma despesa vai para a Caixa de entrada ou para a lista de Reembolsos?
Quando a funcionalidade de Validadores da empresa estiver ativada, as despesas só passarão para a caixa de entrada quando estiverem aprovadas ou rejeitadas.
Se você tiver a funcionalidade ativada, mas não tiver atribuído nenhum validador, as despesas ficarão “órfãs” de validação e entrarão diretamente na caixa de entrada.
Caso você edite o valor ou o funcionário de uma despesa que já passou para a caixa de entrada, ela deverá passar novamente por validação com todos os validadores.
Assim como na caixa de entrada, as despesas também só entrarão na lista de Reembolsos depois de serem validadas por todos os validadores designados.