As reuniões 1 to 1 ajudam a fortalecer as relações entre pessoas da equipa, identificar obstáculos e potenciar o desempenho dos colaboradores. Nesta entrada, partilhamos consigo alguns conselhos-chave para que as suas reuniões 1 to 1 façam a diferença.

Antes de cada reunião, todas as pessoas que vão participar devem conhecer claramente os temas a tratar. Será para rever o progresso de um projeto, discutir o desenvolvimento profissional do colaborador, abordar desafios ou dar feedback?

O ideal é agendar estas reuniões com alguma regularidade (semanal, quinzenal ou mensal) e manter esse compromisso, pois cancelar ou adiar constantemente pode passar uma mensagem negativa.

Não improvise durante a reunião. Uma agenda, mesmo que simples, garante que a reunião seja produtiva e que não se esqueçam temas importantes. Para além disso, incentive a outra parte a adicionar pontos à agenda com antecedência. Isto ajudará a garantir que sejam abordadas as preocupações de todos.

Que tipos de temas podem ser incluídos na agenda? Por exemplo, progressos e obstáculos em projetos, desenvolvimento profissional e metas, feedback (positivo e construtivo), bem-estar e carga de trabalho, ideias ou sugestões para a equipa/empresa.

• Procure um espaço onde a conversa possa decorrer sem interrupções nem distrações. Se for virtual, assegura-se de que está num local tranquilo e livre de interrupções.
• Permita que o colaborador se expresse livremente, faça perguntas abertas e mostre que está realmente a prestar atenção. De uma forma geral, deve ouvir mais do que falar.
• Evite que a reunião pareça uma avaliação formal de desempenho ou um “check-in” de tarefas. É um espaço para o diálogo.

Tome nota dos temas que surgirem durante a reunião, assim como das decisões tomadas. Quando a reunião terminar, esclareçam os passos a seguir e os seus responsáveis. Desta forma, poderás começar o próximo 1 to 1 a rever os pontos de ação definidos para garantir o cumprimento e a continuidade.

Embora exista uma estrutura definida, o conteúdo pode variar. Por vezes, o foco será o desenvolvimento; noutras, a resolução de um problema urgente.
Seja flexível e manténha-se aberto a temas que não estejam na agenda. Da mesma forma, respeite o tempo atribuído à reunião. Se for necessário, agende uma reunião de seguimento.