Gestión de documentos
- ¿Qué es y cómo se organiza el Gestor documental?
- ¿Puedo crear más carpetas?
- ¿Quién tiene acceso a los documentos?
- ¿Cómo subo documentos?
- ¿Se pueden firmar los documentos?
- ¿Cuánto almacenamiento tenemos en el gestor documental?
- ¿Puedo subir nóminas al Gestor documental?
- ¿Se pueden crear carpetas que no sean visibles para el empleado en el Gestor Documental?
- ¿Qué son los documentos generales?
- ¿Qué son las Carpetas compartidas y Personalizadas?
- ¿Puedo limitar el acceso a las carpetas compartidas a los roles específicos?
- ¿Cómo funciona el envío masivo de documentos?
- ¿Qué son las Plantillas de documentos?
- ¿Qué es y cómo funciona la firma simple?
- ¿Cómo serán notificados empleado y administrador en relación a la firma de documentos?
- ¿Cómo puede firmar un documento un empleado?
- ¿Cómo puedo modificar los accesos a las carpetas compartidas?
- ¿Cómo puedo usar el envío masivo para solicitar a los empleados que completen y firmen documentos?
- ¿Puedo ampliar la capacidad de mi gestor documental?
- ¿Cómo puedo descargar o eliminar varios documentos o carpetas a la vez?
- ¿Cómo puedo decidir si mis empleados pueden subir documentos a una carpeta?
¿Cómo puedo modificar los accesos a las carpetas compartidas?
Para modificar los accesos a una carpeta compartida, entra en la carpeta y abre la pestaña Accesos. Ahí puedes ver a quién está asignada, cuántas personas incluye cada asignación y quién puede, además, editarla.
Antes, estos accesos se gestionaban desde el icono de la llave de cada carpeta. Ahora todo está en la pestaña Accesos.
Cómo ver quién tiene acceso
- Ve a Documentos >> Compartidos y entra en la carpeta.
- Haz clic en la pestaña Accesos.
- Verás una tabla con los empleados, centros, departamentos o grupos asignados. En la misma fila, verás el tipo de acción que cada una de estas entidades puede realizar: ver o editar.
Si quieres añadir más personas, haz clic en “+Asignar”. Y si quieres quitarle el acceso a alguien, haz clic en el botón de acciones rápidas (tres puntos) >> “Desasignar”.
Aspectos importantes
- Quien crea la carpeta puede verla y editarla siempre. Además, verás una etiqueta de color verde junto a su nombre y el texto “Creador”.
- Las asignaciones a centros, departamentos, grupos o toda la empresa se aplican solas a quien entra o sale de ellos.
- La acción de “ver” está incluida en el acceso. Para que alguien deje de ver la carpeta, desasígnalo.