La herramienta de Firma simple les permite a los empleados confirmar la recepción y lectura de los archivos que subas a la carpeta de “Documentos laborales” en la sección de “Documentos”. En pocas palabras: es una manera rápida de confirmar que un documento ha sido revisado.

A todos los archivos firmados con este método se les asigna una marca temporal (fecha y hora) que indica el momento exacto en el que el empleado lo marcó como “firmado” (visto).

¿Quién puede utilizar la Firma simple? Todos los usuarios con acceso a la sección “Documentos” >> “Documentos Laborales”, ya que la herramienta está vinculada a esta carpeta. Esto quiere decir que solo se pueden solicitar firmas simples para documentos subidos a la carpeta de Documentos Laborales. En cuanto al formato del archivo, el sistema solo acepta PDF.

Para enviar un documento y solicitar la firma simple a los empleados, ve a la sección de “Documentos” y haz clic en el botón “Cargar documentos”. A continuación, sigue estos pasos:

Paso 1 - Seleccionar documento y tipo de firma

• En el selector, lige la carpeta “Documentos laborales”.
• Activa el interruptor junto a “Solicitar firma del empleado”.
• Haz clic en el botón de “Firma simple” para seleccionarla como el tipo de firma requerido.
• Sube el archivo en formato PDF.

Paso 2 - Seleccionar destinatarios

Selecciona a qué empleado o empleados quieres enviarles el documento que acabas de cargar. Cuando lo tengas, haz clic en “Siguiente”.

Paso 3 - Confirmar y enviar

En este paso, podrás revisar la información clave antes de darle a enviar:

• Nombre del documento.
• Tipo de firma seleccionado.
• Lista de destinatarios con su respectivo email.

Si ves todo correcto, haz clic en “Confirmar y enviar”.

Podrás hacer un seguimiento en tiempo real del proceso de firma entrando Documentos >> Generales >> Documentos Laborales >> [nombre del empleado]. Busca la columna “Estado” para saber si está Pendiente o Firmado.