La herramienta de Firma simple permite que los empleados confirmen la recepción y lectura de los archivos que subas a la carpeta “Documentos laborales” en la sección de “Documentos”. En pocas palabras: es una forma rápida de confirmar que un documento ha sido revisado.

A todos los archivos firmados con este método se les asigna una marca de tiempo (fecha y hora) que indica el momento exacto en que la persona lo marcó como “firmado” (visto).

¿Quién puede utilizar la Firma simple? Todos los usuarios con acceso a la sección “Documentos” >> “Documentos laborales”, ya que la herramienta está vinculada exclusivamente a esa carpeta. Esto significa que solo se pueden solicitar firmas simples para documentos cargados en la carpeta de Documentos laborales. En cuanto al formato del archivo, el sistema solo acepta archivos en PDF.

Para enviar un documento y solicitar la firma simple a los empleados, ve a la sección “Documentos” y haz clic en el botón “Cargar documentos”. A continuación, sigue estos pasos:

Paso 1 - Seleccionar documento y tipo de firma

• En el selector, elige la carpeta “Documentos laborales”.
• Activa el interruptor junto a “Solicitar firma del empleado”.
• Haz clic en el botón “Firma simple” para seleccionarla como el tipo de firma requerido.
• Sube el archivo en formato PDF.
   

Paso 2 - Seleccionar destinatarios

Selecciona a qué empleado o empleados quieres enviarles el documento que acabas de cargar. Cuando termines, haz clic en “Siguiente”.

Paso 3 - Confirmar y enviar

En este paso, podrás revisar la información clave antes de enviar:

• Nombre del documento
• Tipo de firma seleccionada
• Lista de destinatarios con sus respectivos correos electrónicos.
   

Si todo está correcto, haz clic en “Confirmar y enviar”.

Podrás hacer un seguimiento en tiempo real del proceso de firma entrando a: Documentos >> Generales >> Documentos laborales >> [nombre del empleado]. Busca la columna “Estado” para saber si el documento está Pendiente o Firmado.