Gestión de documentos
- ¿Puedo crear más carpetas?
- ¿Cómo subo documentos?
- ¿Se pueden firmar los documentos?
- ¿Puedo subir nóminas al Gestor documental?
- ¿Cuánto almacenamiento tenemos en el gestor documental?
- ¿Quién tiene acceso a los documentos?
- ¿Qué es y cómo se organiza el Gestor documental?
- ¿Se pueden crear carpetas que no sean visibles para el empleado en el Gestor documental?
- ¿Qué son los documentos generales?
- ¿Qué son las carpetas compartidas y personalizadas?
- ¿Puedo limitar el acceso a las carpetas compartidas a los roles específicos?
- ¿Cómo funciona el envío masivo de documentos?
- ¿Qué son las Plantillas de documentos?
- ¿Qué es y cómo funciona la Firma simple?
- ¿Cómo puede firmar un documento un empleado?
- ¿Cómo serán notificados empleado y administrador en relación a la firma de documentos?
- ¿Cómo puedo usar el envío masivo para solicitar a los empleados que completen y firmen documentos?
- ¿Cómo puedo modificar los accesos a las carpetas compartidas?
- ¿Puedo ampliar la capacidad de mi Gestor documental?
- ¿Cómo puedo descargar o eliminar varios documentos o carpetas a la vez?
- ¿Cómo puedo decidir si mis empleados pueden subir documentos a una carpeta?
¿Cómo puedo modificar los accesos a las carpetas compartidas?
Para modificar los accesos a una carpeta compartida, ingresa a la carpeta y abre la pestaña Accesos. Desde allí puedes consultar a quién está asignada, cuántas personas incluye cada asignación y quién puede editarla.
Antes, estos accesos se gestionaban desde el ícono de la llave de cada carpeta. Ahora puedes gestionarlos desde la pestaña Accesos.
Cómo consultar quién tiene acceso
- Ingresa a Documentos >> Compartidos y abre la carpeta.
- Haz clic en la pestaña Accesos.
- Verás una tabla con los empleados, centros de trabajo, departamentos o grupos asignados. En la misma fila podrás consultar qué acción puede realizar cada uno: ver o editar.
- Si quieres agregar más personas, haz clic en “+ Asignar”. Si quieres retirar el acceso a alguien, haz clic en el botón de acciones rápidas, representado por los tres puntos, y selecciona “Desasignar”.
Aspectos importantes
- La persona que crea la carpeta siempre puede verla y editarla. Además, verás una etiqueta verde junto a su nombre con el texto “Creador”.
- Las asignaciones a centros de trabajo, departamentos, grupos o toda la empresa se actualizan automáticamente cuando una persona entra o sale de ellos.
- La acción “Ver” está incluida en el acceso. Para que una persona deje de ver la carpeta, debes desasignarla.