Gestión de documentos
- ¿Qué es y cómo se organiza el Gestor documental?
- ¿Puedo crear más carpetas?
- ¿Quién tiene acceso a los documentos?
- ¿Cómo subo documentos?
- ¿Se pueden firmar los documentos?
- ¿Cuánto almacenamiento tenemos en el gestor documental?
- ¿Puedo subir nóminas al Gestor documental?
- ¿Se pueden crear carpetas que no sean visibles para el empleado en el Gestor Documental?
- ¿Qué son los documentos generales?
- ¿Qué son las Carpetas compartidas y Personalizadas?
- ¿Puedo limitar el acceso a las carpetas compartidas a los roles específicos?
- ¿Cómo funciona el envío masivo de documentos?
- ¿Qué son las Plantillas de documentos?
- ¿Qué es y cómo funciona la firma simple?
- ¿Cómo serán notificados empleado y administrador en relación a la firma de documentos?
- ¿Cómo puede firmar un documento un empleado?
- ¿Cómo puedo modificar los accesos a las carpetas compartidas?
- ¿Cómo puedo usar el envío masivo para solicitar a los empleados que completen y firmen documentos?
- ¿Puedo ampliar la capacidad de mi gestor documental?
- ¿Cómo puedo descargar o eliminar varios documentos o carpetas a la vez?
- ¿Cómo puedo decidir si mis empleados pueden subir documentos a una carpeta?
¿Qué son las Carpetas compartidas y Personalizadas?
Las carpetas personalizadas son carpetas que pueden ser creadas a medida. Tantas como se quiera y para almacenar documentos de diversa índole. Puedes crear carpetas siguiendo esta ruta.
Documentos >> Compartidos >> Crear carpeta
A la hora de crear nuevas carpetas personalizadas, tendrás la opción de que esa carpeta sea compartida con otros empleados o que esa carpeta se cree de forma individual en el perfil de todos los empleados que elijas. (Múltiples carpetas por empleado) Al crear este último tipo de carpeta, podrás configurarla para que sea una carpeta oculta para el empleado. Los roles generales la visualizarán en el perfil del empleado, sin embargo, el empleado no será conocedor de la existencia de esa carpeta.
¡Recuerda que podrás enviar uno o más documentos a toda la empresa si activas el botón de ‘Asignar a toda la empresa’!
Antes de cargar cualquier documento es importante que hayas creado previamente la carpeta correspondiente en la que quieres almacenarlo. Una vez creada la carpeta, entra en ella y abre la pestaña Accesos para ver quién tiene acceso y decidir quién puede, además, editarla. Te lo contamos en esta entrada.
Comparte documentos con empleados elegidos en una carpeta común o en carpetas individuales en su gestor documental.