Cada vez son más las empresas que eligen una solución de firma electrónica para agilizar la gestión de todo tipo de documentos vinculados a los RR. HH., como contratos, formularios, acuerdos, autorizaciones, formaciones, convenios, compromisos, etc.

Precisamente, una de las características fundamentales de las herramientas de firma electrónica es su capacidad para identificar al firmante de igual manera que una firma manuscrita. Esto plantea una pregunta lógica: ¿cuál es su validez legal? 

La respuesta es clara: la firma electrónica goza de plena validez legal. Y esta validez se fundamenta sobre dos pilares principales:

• Técnico. Durante el proceso de firma, se recogen una serie de datos (por ejemplo: cuándo y dónde fue creado el documento, quién o quiénes firman, historial de modificaciones, etc.) para asegurar la trazabilidad de la persona que ha firmado el documento.
• Jurídico. Hace referencia a las diferentes normas que garantizan la validez de la firma electrónica, tanto a nivel local como regional e internacional.

En la Unión Europea, el Reglamento eIDAS (UE 910/2014) establece los requisitos para asegurar la validez y eficacia jurídica de una firma electrónica, así como definir sus efectos jurídicos, en todos los estados miembros de la UE. Este Reglamento ha eliminado la disparidad normativa que existía entre los países miembros y unificado para que todos se rijan por lo mismo.

En México, la firma electrónica está regulada por la NOM 151, que establece los requisitos para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos.

Por último, en Estados Unidos, la firma electrónica está regulada por la Uniform Electronic Transactions Act (UETA) y por la E-Sign Act.

Si usas Sesame para gestionar la firma de documentos en tu empresa, ya sabes que tienes a disposición dos tipos de firma electrónica. Pues bien, cada uno de ellos tiene sus propias características y niveles de seguridad.

• Firma simple. Es la más sencilla y la más utilizada, pues implica una acción tan sencilla como marcar una casilla de verificación. Para asegurar la trazabilidad de la firma, Sesame incluye la fecha y la hora en la que se firmó el documento, así como un certificado propio de verificación.
• Firma avanzada (a través de Signaturit). Es la más compleja y cumple con los requisitos más estrictos. Gracias a esto, brinda un nivel adicional de seguridad, ya que permite garantizar la integridad del contenido firmado y asegurar que no ha sufrido ninguna alteración o variación desde el momento en que se firmó.

En resumen: sea cual sea el tipo que elijas, la firma electrónica es una herramienta legalmente válida y segura, que está respaldada por normativas nacionales e internacionales.