Gestión de documentos
- ¿Puedo crear más carpetas?
- ¿Cómo subo documentos?
- ¿Se pueden firmar los documentos?
- ¿Puedo subir nóminas al Gestor documental?
- ¿Qué capacidad de almacenamiento tengo en mi Gestor documental?
- ¿Quién tiene acceso a los documentos?
- ¿Qué es y cómo se organiza el Gestor documental?
- ¿Se pueden crear carpetas que no sean visibles para el empleado en el Gestor documental?
- ¿Qué son los documentos generales?
- ¿Qué son las carpetas compartidas y personalizadas?
- ¿Puedo limitar el acceso a las carpetas compartidas a los roles específicos?
- ¿Cómo funciona el envío masivo de documentos?
- ¿Qué son las Plantillas de documentos?
- ¿Qué es y cómo funciona la Firma simple?
- ¿Cómo puede firmar un documento un empleado?
- ¿Cómo serán notificados empleado y administrador en relación a la firma de documentos?
- ¿Cómo puedo usar el envío masivo para solicitar a los empleados que completen y firmen documentos?
- ¿Cómo puedo modificar los accesos a las carpetas compartidas?
- ¿Puedo ampliar la capacidad de mi Gestor documental?
¿Qué son las Plantillas de documentos?
En la sección Plantillas de documentos del Gestor documental encontrarás una herramienta clave para enviar de manera masiva documentos personalizados con los datos de tus colaboradores.
Ve a: Documentos >> Plantillas de documentos >> Crear plantilla.
Crea una plantilla a partir de un PDF
Carga un PDF que contenga campos editables y complétalos directamente con datos del empleado, ya sea de forma manual o automática desde Sesame.
Puedes incluir campos de texto, casillas de verificación o menús desplegables. Además, tienes la opción de permitir que el empleado complete los campos vacíos al recibir el documento.
Cuando tengas lista tu plantilla, haz clic en Crear plantilla.
Visualiza todas tus plantillas
Desde una sola vista, accede al listado de plantillas que has creado. Podrás ver el nombre, quién la creó, fecha de creación, último editor y fecha de última edición. También tendrás acceso rápido para editar, eliminar o enviar la plantilla.
Envío de plantillas
Haz clic en “Cargar documentos” para subir tu plantilla a las carpetas generales del Gestor documental.
Selecciona a los empleados a los que deseas enviarla. Si activas el botón “Asignar a toda la empresa”, puedes enviarla de forma masiva.
Antes de cargar cualquier documento, asegúrate de haber creado previamente la carpeta donde se almacenará.
Envío de plantillas para firma electrónica
Envía tus plantillas de forma masiva para que sean firmadas digitalmente. Esto solo aplica para plantillas en formato PDF que se guarden dentro de la carpeta Documentos laborales.
Crea plantillas desde cero
Utiliza el editor de texto para crear plantillas totalmente personalizadas, adaptadas a tus necesidades.
Podrás almacenarlas para reutilizarlas, editarlas o eliminarlas cuando lo necesites.
Genera documentos con campos de formulario desde cero
Si trabajas con PDFs planos, puedes crear tú mismo los campos de formulario para que los empleados los completen.
Tipos de campos disponibles:
- Campo de texto: para que escriban libremente dentro del espacio asignado.
- Casilla de verificación: para marcar opciones.
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Desplegable: para elegir entre distintas opciones.
Una vez creada la plantilla, podrás enviarla a la carpeta del Gestor documental que elijas para que tus empleados puedan acceder al documento.
Cuando se envía a un empleado específico, los campos se completan automáticamente con la información registrada en Sesame. Luego podrán firmar el documento y tú, modificar o eliminar la plantilla en cualquier momento.
Puedes seguir el paso a paso en este video: