Gestione documenti
- Cos'è una cartella documenti e com'è organizzata?
- Chi ha accesso ai documenti?
- I documenti possono essere firmati?
- Posso caricare le buste paga nella cartella documenti?
- Quanto spazio di archiviazione abbiamo nella cartella documenti?
- Posso creare più cartelle?
- Come posso caricare i documenti?
- È possibile creare cartelle non visibili al dipendente nella cartella documenti?
- Cosa sono i documenti generali?
- Posso limitare l'accesso alle cartelle condivise ai ruoli specifici?
- Cosa sono le cartelle condivise e personalizzate?
- Come funziona l'invio multiplo?
- Cosa sono i modelli di documento?
- Cos'è la firma semplice e come funziona?
- In che modo i dipendenti e gli amministratori verranno informati della firma dei documenti?
- Come può un dipendente firmare un documento?
- Come posso modificare l'accesso delle cartelle condivise?
- Come posso utilizzare l'invio multiplo per richiedere ai dipendenti di compilare e firmare documenti?
- Posso ampliare lo spazio della mia cartella documenti?
Come funziona l'invio multiplo?
Utilizzando la cartella documenti è possibile inviare un documento esteso a più dipendenti contemporaneamente. Di seguito ti mostriamo come:
Passaggio 1
Vai a Documenti >> Invio multiplo
Clicca su “Carica documenti” o semplicemente trascina il file nella casella principale e seleziona la cartella di destinazione, avrai a disposizione queste tre cartelle:
- Certificati
- Documenti di lavoro
- Scontrini
Affinché l'invio multiplo funzioni, bisognerà includere il numero identificativo del dipendente sulla pagina del documento che vuoi inviare. Solo in questo modo il sistema sarà in grado di incrociare i dati e di collegare ogni pagina alla persona corrispondente.
Passaggio 2
Una volta caricato il documento nel sistema, puoi collegarlo a tutti i dipendenti che desideri.
Per fare ciò, individua il file nella cartella di destinazione selezionata e clicca su “Collega dipendenti”. Tieni presente che se carichi un file PDF, ogni pagina verrà caricata come un "documento" separato. Pertanto, accanto a ogni “documento” vedrai un menu a tendina con il nome dei dipendenti:
- Seleziona il dipendente con cui desideri condividere il documento.
- Condividi con i dipendenti selezionati facendo clic su Invia selezionati >> Invia
Vuoi approfittare di questa opportunità per richiedere anche la firma del documento? Nessun problema. Attiva l'opzione “Richiedi firma dipendente”, scegli il tipo di firma che preferisci e clicca su Invia.