Gestione documenti
- Cos'è una cartella documenti e com'è organizzata?
- Chi ha accesso ai documenti?
- I documenti possono essere firmati?
- Posso caricare le buste paga nella cartella documenti?
- Quanto spazio di archiviazione abbiamo nella cartella documenti?
- Posso creare più cartelle?
- Come posso caricare i documenti?
- È possibile creare cartelle non visibili al dipendente nella cartella documenti?
- Cosa sono i documenti generali?
- Posso limitare l'accesso alle cartelle condivise ai ruoli specifici?
- Cosa sono le cartelle condivise e personalizzate?
- Come funziona l'invio multiplo?
- Cosa sono i modelli di documento?
- Cos'è la firma semplice e come funziona?
- In che modo i dipendenti e gli amministratori verranno informati della firma dei documenti?
- Come può un dipendente firmare un documento?
- Come posso modificare l'accesso delle cartelle condivise?
- Come posso utilizzare l'invio multiplo per richiedere ai dipendenti di compilare e firmare documenti?
- Posso ampliare lo spazio della mia cartella documenti?
Cosa sono i modelli di documento?
Nella sezione Modelli di Documento della cartella documenti troverai uno strumento molto utile ogni volta che hai bisogno di inviare in blocco documenti personalizzati con i dati dei tuoi dipendenti.
Documenti >> Modelli di documento >> Crea modello
Crea un modello da un PDF:
Carica un PDF con i campi del modulo e compilali direttamente con i dati dei dipendenti, manualmente o automaticamente da Sesame. Si potranno aggiungere anche dei campi di testo, caselle o menu a tendina. Una volta ricevuta la documentazione, potrai dare al dipendente la possibilità di compilare tutti i campi lasciati vuoti.
Una volta pronto il modello, clicca su Crea modello.
Visualizza tutti i modelli che hai creato:
In un'unica vista troverai l'elenco dei modelli che hai creato. Potrai vedere i modelli già utilizzati che verranno salvati in una tabella in cui vedrai il nome, chi ha creato il modello, la data di creazione, l'ultima persona che lo ha modificato e la data di modifica. Potrai anche modificare il modello, eliminarlo e inviarlo.
Invio di modelli:
Cliccando su “Carica documenti” potrai caricare un modello nelle cartelle generali della cartella documenti. Scegli a quali dipendenti inviare il modello. Ricorda che puoi inviare uno o più documenti all'intera azienda se attivi il pulsante "Assegna a tutta l'azienda"!
Prima di caricare un documento, è importante aver precedentemente creato la cartella corrispondente in cui si desidera archiviarlo.
Invio dei modelli da firmare:
Invia i modelli in blocco in modo che i dipendenti possano firmarli. Si possono inviare modelli per la firma solo se si tratta di un PDF e si può archiviare nella cartella "Documenti di lavoro". Richiedi la Firma Semplice o la Firma Avanzata (con validità legale).
Crea modelli da zero:
Crea un modello partendo da zero. Puoi creare il modello a tuo piacimento, con il contenuto e la forma di cui hai bisogno.
Conservali per riutilizzarli, modificarli o eliminarli ogni volta che ne hai bisogno.
Crea documenti con campi modulo da zero:
Lavora con documenti PDF semplici e crea autonomamente campi modulo che i dipendenti dovranno compilare.
Puoi scegliere tra 3 tipi di campi modulo, a seconda delle tue esigenze in un dato momento:
- Campo di testo: è possibile scrivere in base alla dimensione del campo.
- Casella: puoi selezionare l'opzione desiderata.
- Menu a tendina: potrai scegliere tra diverse opzioni.
Quando avrai creato il modello desiderato, puoi inviarlo alla cartella desiderata, in modo che i tuoi dipendenti possano accedervi. Quando si invia a un dipendente specifico, i campi di testo verranno compilati con i dati presenti in Sesame di quel dipendente in questione, così che possa firmarli. Naturalmente puoi modificare ed eliminare il modello in qualsiasi momento.