Controlo de despesas
- Quais funções existem em Controlo de despesas?
- Conceder acesso para a gestão das despesas
- É possível utilizar a funcionalidade de Controlo de despesas sem ativar os cartões virtuais?
- Posso limitar a utilização dos cartões dos meus colaboradores? Posso fazê-lo por categorias?
- Posso realizar vários comentários numa despesa?
- É possível pagar com uma moeda diferente do euro com Controlo de despesas?
- Que conversão é aplicada em caso de pagamento numa moeda que não é o euro?
- É possível utilizar o Controlo de despesas sem ter de carregar saldo na conta associada?
- É possível bloquear um cartão em caso de perda ou roubo?
- É possível utilizar os cartões para fazer compras em sítios Web?
- Posso atribuir novamente cartões ou utilizadores a outros colaboradores?
- Os meus colaboradores têm acesso à informação sobre os fundos disponíveis ao efetuarem despesas, ou esta informação está reservada apenas a cargos gerais?
- Quais informações são mostradas na secção Resumo?
- Tenho que verificar a minha identidade para aceder à Gestão de despesas e cartões, como o faço?
- Posso exportar as minhas despesas?
- Como posso atribuir um cartão a um utilizador?
- Como gerir um reembolso?
- Onde são armazenadas as notas de despesa?
- Como funciona Controlo de despesas?
- Como detalhar uma despesa?
- Como enviar as despesas para a fila de exportação
- Como posso configurar o Controlo de despesas?
- Como descarregar o relatório e os recibos das despesas?
- Como posso atribuir colaboradores em Controlo de despesas?
- Como funcionam os limites e períodos ao atribuir um cartão a um colaborador?
- O que são e como posso configurar os validadores da empresa?
- Fui atribuído como validador da empresa, como posso ver as despesas que tenho de validar?
- Como posso ver o recibo de uma despesa já exportada?
- Posso exportar despesas que ainda estão pendentes de aceitação?
- Como posso criar equipas de validação e por quem são constituídas?
- Posso definir níveis de validação para as despesas submetidas pela minha equipa?
Como posso configurar o Controlo de despesas?
Na própria ferramenta de Controlo de Despesas, aceda à vista de Configuração. Use tanto as Categorias como os Métodos de pagamento para facilitar a sua contabilidade.
Categorias
Terá acesso a todas as categorias de despesas predefinidas — Alojamento, Materiais, Restaurantes, etc. — e poderá adicionar categorias personalizadas para as ajustar às suas necessidades.
Configure aqui o “Código da conta contabilística” correspondente a cada categoria, bem como o “Código de classificação”. Assim, a importação desta informação para o seu sistema contabilístico será ainda mais simples.
Métodos de pagamento
Também poderá atribuir um Código de conta a cada método de pagamento, para que a importação para o seu sistema contabilístico seja muito mais ágil, e personalizar os métodos de pagamento de acordo com as suas necessidades.
Quando adicionar uma despesa no menu pendente de Categoria ou Métodos de pagamento, verá tanto as opções predefinidas como as personalizadas.
Reembolsos
Se um colaborador tiver pago algo do seu bolso e esperar ser reembolsado, nesta secção poderá introduzir o código da sua conta contabilística no campo “Pago pelo colaborador”.
Para “Despesas pessoais” e “Reembolsos enviados”, adicione o código da conta no campo “Conta Reembolso”.
Se utilizar o mesmo código para ambas as situações, poderá introduzir esse valor em ambos os campos.
Quilometragem
Também poderá atribuir um preço específico por quilómetro, que será reembolsado ao colaborador pelas despesas de combustível.
Impostos
Para que os impostos apareçam no seletor de impostos no Detalhe da despesa, poderá configurá-los aqui.
Basta adicionar o nome do imposto, a percentagem e o código do imposto.
Validadores
Nesta secção, poderá ativar os validadores da empresa. Ao ativar, poderá atribuir como validador qualquer colaborador da empresa. Se, pelo contrário, desejar manter a opção desativada, apenas as funções Gerais e os gestores de despesas terão a capacidade de validar.