Controlo de despesas
- Quais funções existem em Controlo de despesas?
- Conceder acesso para a gestão das despesas
- É possível utilizar a funcionalidade de Controlo de despesas sem ativar os cartões virtuais?
- Posso limitar a utilização dos cartões dos meus colaboradores? Posso fazê-lo por categorias?
- Posso realizar vários comentários numa despesa?
- É possível pagar com uma moeda diferente do euro com Controlo de despesas?
- Que conversão é aplicada em caso de pagamento numa moeda que não é o euro?
- É possível utilizar o Controlo de despesas sem ter de carregar saldo na conta associada?
- É possível bloquear um cartão em caso de perda ou roubo?
- É possível utilizar os cartões para fazer compras em sítios Web?
- Posso atribuir novamente cartões ou utilizadores a outros colaboradores?
- Os meus colaboradores têm acesso à informação sobre os fundos disponíveis ao efetuarem despesas, ou esta informação está reservada apenas a cargos gerais?
- Quais informações são mostradas na secção Resumo?
- Tenho que verificar a minha identidade para aceder à Gestão de despesas e cartões, como o faço?
- Posso exportar as minhas despesas?
- Como posso atribuir um cartão a um utilizador?
- Como gerir um reembolso?
- Onde são armazenadas as notas de despesa?
- Como funciona Controlo de despesas?
- Como detalhar uma despesa?
- Como enviar as despesas para a fila de exportação
- Como posso configurar o Controlo de despesas?
- Como descarregar o relatório e os recibos das despesas?
- Como posso atribuir colaboradores em Controlo de despesas?
- Como funcionam os limites e períodos ao atribuir um cartão a um colaborador?
- O que são e como posso configurar os validadores da empresa?
- Fui atribuído como validador da empresa, como posso ver as despesas que tenho de validar?
- Como posso ver o recibo de uma despesa já exportada?
- Posso exportar despesas que ainda estão pendentes de aceitação?
- Como posso criar equipas de validação e por quem são constituídas?
- Posso definir níveis de validação para as despesas submetidas pela minha equipa?
O que são e como posso configurar os validadores da empresa?
Com a funcionalidade Validadores da empresa, poderá atribuir diferentes colaboradores responsáveis por validar as despesas da empresa.
Apenas as funções gerais ou gestores de despesas poderão ativar os Validadores da empresa em Controlo de despesas > Configuração > Validadores > Validadores da empresa.
Nesta secção, poderá adicionar qualquer colaborador da empresa e atribuir-lhe a validação de despesas de valores específicos através das seguintes opções:
- Todos
- Despesas superiores a
- Despesas inferiores a
- Intervalo
Como posso ver as despesas que tenho de validar?
Como gestor de despesas e validador, na vista Resumo, poderá visualizar duas tabelas:
- Tabela de Transações: verá todas as transações que se estão a realizar na empresa, tanto com os Cartões de Sesame como manualmente, independentemente do estado.
- Tabela As minhas validações: aqui apenas poderá visualizar o estado das despesas que tem de validar.
Estados pelos quais uma despesa pode passar
Quando uma despesa passa por várias validações, pode acontecer que dois ou mais validadores atribuam estados diferentes. Neste caso, prevalecerá sempre o estado mais restritivo, seguindo a ordem:
- Rejeitado
- Necessita de detalhes
- Pendente
- Aceite
Alguns exemplos de combinações possíveis:
| Primeiro validador | Segundo validador | Terceiro validador | Resultado | |
| 1 | Aceite | Aceite | Rejeitado | Rejeitado |
| 2 | Aceite | Aceite | Necessita de detalhes | Necessita de detalhes |
| 3 | Necessita de detalhes | Rechazado | Aceite | Rejeitado |
| 4 | Rejeitado | Necessita de detalhes | Necessita de detalhes | Rejeitado |
| 5 | Necessita de detalhes | Aceite | Necessita de detalhes | Necessita de detalhes |
Por exemplo, se dois validadores aprovarem uma despesa e o terceiro a rejeitar, a despesa ficará rejeitada.
Quando uma despesa passa para a Caixa de entrada? E para a lista de Reembolsos?
Quando a funcionalidade Validadores da empresa estiver ativada, as despesas apenas passarão para a Caixa de entrada quando estiverem aprovadas ou rejeitadas. Se a opção estiver ativada, mas não tiver atribuído nenhum validador, as despesas ficarão “órfãs” de validadores e entrarão diretamente na Caixa de entrada.
Se editar o valor ou o colaborador de uma despesa, uma vez que tenha passado para a Caixa de entrada, a despesa terá de ser validada novamente por todos os validadores.
Tal como na Caixa de entrada, as despesas entrarão em Reembolsos após terem sido validadas por todos os validadores atribuídos.