Informes

¿Cómo puedo crear un informe personalizado?

Cuando ninguno de los informes predefinidos se ajuste exactamente a lo que necesitas, puedes crear el tuyo propio desde cero. Así podrás elegir qué datos analizar, qué columnas mostrar y cómo visualizar la información, sin depender de plantillas fijas.

Tus informes personalizados son únicos y personales: solo tú puedes verlos, solo desde la empresa en la que los creaste.

La pantalla del constructor de informes se divide en dos columnas:

Columna izquierda: Contiene las diferentes opciones para construir y dar forma a tu informe.
Columna derecha: Muestra en tiempo real cómo se construye el informe mediante la Vista previa.

Pasos para construir un informe

1. Ve a Empresa >> Informes >> Personalizados.

2. Haz clic en “+ Crear”.

3. En el apartado “¿Qué quieres analizar?”, elige la fuente de datos principal (por ejemplo, Empleados, Fichajes o Ausencias, entre otras posibilidades). La fuente decide qué representa cada fila del informe: un empleado, un fichaje, una ausencia… Elegirla no añade columnas: las añades tú en el paso siguiente.

4. En “Columnas del informe”, pulsa el icono de la suma (+) y marca los campos que quieras ver. Cada fuente de datos tiene decenas de campos disponibles. Para añadirlos, puedes inspeccionar los campos uno a uno o usar el buscador.

Si cruzas datos de varias filas por empleado (por ejemplo, contratos en un informe de empleados), verás valores repetidos. Para evitarlo, usa “Solo valores únicos” o agrupa (ver paso siguiente).

5. Pasa el cursor sobre cualquier columna añadida y pulsa el icono de lápiz (✏️) para abrir el configurador. Desde allí podrás renombrar la columna y decidir cómo se muestra la información:

➕ Función de agregación

Esta función decide cómo se combinan los valores de varias filas cuando los agrupas en una sola. Las opciones cambian según el tipo de campo (texto, número o fecha):

Ninguna. Muestra el valor tal cual, sin combinarlo con nada. Es la opción por defecto si no vas a agrupar información.
Contar. Cuenta cuántos registros hay, sin fijarse en lo que dicen. Por ejemplo: cuántos fichajes ha hecho un empleado este mes.
Contar únicos. Cuenta cuántos valores distintos hay, sin repetir. Por ejemplo: en cuántos centros diferentes ha fichado un empleado, aunque haya fichado allí varias veces.
Concatenar. Junta todos los valores en una sola lista, dentro de la misma celda. Por ejemplo: ver de un vistazo todos los tipos de ausencia de un empleado (Vacaciones, Baja médica, Permiso retribuido).
Sumar (solo campos numéricos o de tiempo). Suma todos los valores del grupo. Por ejemplo: el total de horas trabajadas en un mes.
Promedio (solo campos numéricos). Calcula la media de los valores. Por ejemplo: el promedio de horas trabajadas al día.
Mínimo (solo campos numéricos). Muestra el valor más bajo del grupo. Por ejemplo: el día en que menos horas se trabajaron.
Máximo (solo campos numéricos). Muestra el valor más alto del grupo. Por ejemplo: el día en que más horas se trabajaron.

🔄 Transformación del valor

Esta función decide cómo se muestra un valor cuando un campo contiene varios datos a la vez, por ejemplo, un empleado con dos roles asignados:

Ninguna. Muestra el valor tal cual viene, sin ningún cambio.
Solo valores únicos. Si el valor se repite, lo muestra una sola vez. Por ejemplo: si un empleado aparece tres veces con el departamento “Ventas”, en el informe verás “Ventas” una sola vez, no tres.
Desglosar. Si un campo agrupa varios valores en uno (por ejemplo, Mánager o Comercial), esta opción separa cada valor en su propia fila para que puedas analizarlos de forma individual.

✍️ Formato

Este tercer desplegable ajusta el aspecto del valor, sin cambiar el dato en sí. Las opciones varían según el tipo de campo:

En campos de texto. Por defecto, el dato se muestra tal cual está guardado. También puedes elegir entre: todo mayúsculas, todo minúsculas, mayúsculas y minúsculas, etc. Es útil para que los nombres de departamento se vean siempre igual aunque se hayan escrito de forma distinta.
En campos de fecha u hora. Puedes elegir entre el formato por defecto o uno en concreto. Elige el formato según la convención de tu país o la de la persona que vaya a leer el informe.

La “Función de agregación” y la “Transformación del valor” son independientes entre sí y puedes combinarlas. Por ejemplo, en el campo “Tipos de ausencia” puedes elegir “Concatenar” en “Función de agregación” y “Solo valores únicos” en “Transformación del valor” para ver en una sola celda y sin duplicados los distintos tipos de ausencia de un empleado.

6. Utiliza los filtros para acotar los resultados. Las opciones disponibles dependerán de las columnas que hayas añadido en el paso anterior. Por ejemplo, si has añadido Centro de fichaje, Fecha de fichaje y Multiplicador de horas extra, podrás filtrar únicamente por esos tres campos. El tipo de filtro también se adapta al dato:

Campos de texto: un desplegable para elegir el valor exacto.
Campos numéricos: un operador (Es, No es, Es mayor que, Es menor que, etc.) más el valor a comparar.
Campos de fecha: un selector de calendario para acotar el periodo.

7. Utiliza la “Recurrencia” para decidir si quieres ver los datos repartidos en periodos de tiempo. ¿Qué hace cada opción?

Sin recurrencia. Todos los datos del rango de fechas elegido se muestran juntos, en un único bloque, sin dividir por periodos.
Diario. Reparte los resultados día a día; es decir, verás un bloque de datos por cada día del rango seleccionado.
Semanal. Reparte los resultados semana a semana.
Quincenal. Reparte los resultados cada quince días.
Mensual. Reparte los resultados mes a mes. Por ejemplo, en vez de ver el total de horas trabajadas de todo el año en una sola cifra, verás un bloque con el total de cada mes.
Trimestral. Reparte los resultados cada tres meses.
Anual. Reparte los resultados año a año.

En cuanto elijas un valor de recurrencia, aparecerá un segundo campo debajo para elegir el periodo de referencia sobre el que se aplica ese desglose (Hoy, Esta semana, Este mes, Este año, Últimos 7 días...). Por ejemplo, si eliges “Mensual” y como periodo “Este año”, el informe te mostrará un bloque de datos por cada mes de este año.

8. En “Agrupaciones”, podrás agrupar los datos por columnas y mostrar totales. Haz clic en el botón de la derecha para elegir la columna principal de agrupación. El informe mostrará una fila por cada valor distinto de esa columna, y el resto de las columnas se combinarán según la función de agregación configurada en el paso 5 (sumadas, contadas, concatenadas...). Por ejemplo: Si agrupas por “Centro de fichaje” y configuras “Tiempo trabajado” con la función “Suma”, verás el total de horas trabajadas por cada centro en una sola fila.

9. Ponle un título a tu informe antes de hacer clic en “Guardar”. El archivo quedará guardado como una plantilla que podrás reutilizar y consultar siempre que lo necesites.

¿Prefieres verlo en video? Te mostramos cómo crear un informe personalizado.

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