Gestión de documentos
- ¿Qué es y cómo se organiza el Gestor documental?
- ¿Puedo crear más carpetas?
- ¿Quién tiene acceso a los documentos?
- ¿Cómo subo documentos?
- ¿Se pueden firmar los documentos?
- ¿Cuánto almacenamiento tenemos en el gestor documental?
- ¿Puedo subir nóminas al Gestor documental?
- ¿Se pueden crear carpetas que no sean visibles para el empleado en el Gestor Documental?
- ¿Qué son los documentos generales?
- ¿Qué son las Carpetas compartidas y Personalizadas?
- ¿Puedo limitar el acceso a las carpetas compartidas a los roles específicos?
- ¿Cómo funciona el envío masivo de documentos?
- ¿Qué son las Plantillas de documentos?
- ¿Qué es y cómo funciona la firma simple?
- ¿Cómo serán notificados empleado y administrador en relación a la firma de documentos?
- ¿Cómo puede firmar un documento un empleado?
- ¿Cómo puedo modificar los accesos a las carpetas compartidas?
- ¿Cómo puedo usar el envío masivo para solicitar a los empleados que completen y firmen documentos?
- ¿Puedo ampliar la capacidad de mi gestor documental?
¿Cómo funciona el envío masivo de documentos?
A través del Gestor documental podrás enviar un documento extenso a varios empleados a la vez. Te enseñamos cómo hacerlo a continuación:
Paso 1
Ve a Documentos >> Envío masivo
Haz clic en “Cargar documentos” o simplemente suelta el archivo en el recuadro principal y selecciona la carpeta de destino, tendrás estas tres disponibles:
- Justificantes
- Documentos laborales
- Tickets
Para que el envío masivo funcione, recuerda incluir el número de identificación del empleado en la página del documento que quieras enviarle. Sólo así el sistema podrá cruzar datos y vincular cada página con la persona que corresponda.
Paso 2
Cuando el documento esté cargado en el sistema, podrás vincularlo a los empleados que quieras.
Para hacerlo, busca el archivo en la carpeta de destino que hayas seleccionado y haz clic en “Vincular empleados”. Ten en cuenta que, si subes un archivo PDF, cada página se subirá como un “documento” independiente. Por eso, al lado de cada “documento” verás una menú desplegable con el nombre de los empleados:
- Selecciona el empleado con quien quieras compartir el documento.
- Activa el círculo de selección.
- Comparte con los empleados seleccionados clicando en Enviar seleccionados >> Enviar
¿Quieres aprovechar para solicitar también la firma del documento? Sin problema. Activa el switch de “Solicitar firma del empleado”, elige el tipo de firma que prefieras y dale a Enviar.