Gestão de documentos
- O que é o Gestor de documentos e como é organizado?
- Posso criar mais pastas?
- Quem tem acesso aos documentos?
- Como carregar documentos?
- Posso assinar os documentos?
- Quanto espaço de armazenamento tem o Gestor de documentos?
- Posso carregar recibos de vencimento ao Gestor de documentos?
- Podem ser carregadas pastas não visíveis para o colaborador no Gestor de documentos?
- O que são os documentos gerais?
- O que são as pastas partilhadas?
- Posso limitar o acesso às pastas partilhadas às funções específicas?
- Como funciona o envio em massa de documentos?
- O que são os Modelos de documentos?
- O que é a Assinatura Simples e como funciona
- Como é que o colaborador e o gestor são notificados da assinatura dos documentos?
- Como o colaborador pode assinar um documento?
- Como configurar o acesso às pastas partilhadas?
- Posso aumentar a capacidade do meu Gestor de documentos?
Como funciona o envio em massa de documentos?
Através do gestor de documentos, pode enviar um ficheiro de grandes dimensões a vários colaboradores ao mesmo tempo. Mostramos-lhe como:
Passo 1
Documentos > Envio em massa
Clique em “Carregar documentos” ou simplesmente largue o ficheiro na caixa principal e selecione a pasta de destino:
- Justificantes
- Documentos de trabalho
- Recibos
Para que o envio em massa funcione, não se esqueça de incluir o número de identificação do colaborador na página do documento que pretende enviar. Só assim o sistema poderá efetuar o cruzamento de dados e ligar cada página à pessoa correspondente.
Passo 2
Uma vez carregado o documento no sistema, pode vinculá-lo aos colaboradores da sua escolha.
Para tal, procure o ficheiro na pasta de destino que selecionou e clique em “Vincular colaboradores”. Tenha em atenção que, se carregar um ficheiro PDF, cada página será carregada como um “documento” separado. Por conseguinte, ao lado de cada “documento” verá um menu pendente com o nome dos colaboradores:
- Selecione o colaborador com quem pretende partilhar o documento.
- Ativar o círculo de seleção.
- Partilhar com os colaboradoresselecionados clicando em Enviar selecionados >> Enviar
Gostaria de aproveitar a oportunidade para solicitar também a assinatura do documento? Não há problema. Active a opção “Solicitar assinatura do colaborador”, escolha o tipo de assinatura que prefere e clique em Enviar.