Na secção Modelos de documentos do gestor de documentos, poderá encontrar uma ferramenta útil para quando precisar de enviar em massa documentos personalizados aos colaboradores com os seus dados.

Documentos > Modelos de documentos > Criar modelo

Carregue um PDF com campos de formulário e preencha-o diretamente com os dados dos colaboradores, manualmente ou automaticamente a partir do Sesame. Pode acrescentar campos de texto, caixas de verificação ou menus pendentes. Terá a possibilidade de o colaborador preencher os campos vazios que deixou após o envio da documentação. 

Depois de ter preparado o seu modelo, clique em Criar modelo.

Numa única vista, verá uma lista dos modelos que criou. Poderá ver os modelos já utilizados, que serão guardados numa tabela com o nome, quem criou o modelo, a data de criação, o último editor e a data de edição. Poderá também editar o modelo, apagá-lo e enviá-lo.

Ao clicar em Carregar documentos, pode carregar um modelo para as pastas gerais do gestor de documentos. Escolha os colaboradores a quem enviar o modelo – lembre-se de que pode enviar um ou mais documentos para toda a empresa se ativar o seletor Atribuir a toda a empresa!
Antes de carregar qualquer documento, é importante que tenha criado previamente a pasta correspondente na qual o pretende guardar.

Envie modelos em massa para que possam ser assinados pelos colaboradores. Só poderá enviar modelos para assinatura se estes forem documentos PDF e se os guardar na pasta Documentos de trabalho. Solicite a Assinatura simples ou a Assinatura Avançada (com validade legal).

Crie um modelo do zero a partir do editor de texto. Pode criar o modelo a seu gosto, com o conteúdo e a forma de que necessita em qualquer altura.

Guarde-os para os reutilizar, edite-os ou elimine o modelo sempre que precisar.

Trabalhe com documentos PDF planos e crie os seus próprios campos de formulário para serem preenchidos pelos seus colaboradores.

Pode escolher entre 3 tipos de campos de formulário, consoante as suas necessidades em cada momento:

• Campo de texto: pode escrever de acordo com o tamanho do campo. 
• Caixa: pode assinalar a opção pretendida. 
• Menu pendente: pode escolher entre várias opções. 

Depois de ter criado o modelo de que necessita, pode enviá-lo para a pasta do gestor de documentos da sua escolha, para que os seus colaboradores possam aceder ao documento. Quando o envia a um determinado colaborador, os campos de texto serão preenchidos com os dados do Sesame relativos a esse colaborador e este poderá assiná-lo. Naturalmente, pode editar e apagar o modelo sempre que quiser.